在 Base.com 系统中，订购产品有三种主要付款方式：在线支付、传统转账和货到付款。在线支付的订单会自动记录为已付款，并将此信息同步到 Base.com 系统中。而如果客户选择了传统转账或货到付款，卖家需要进行一系列额外操作，以正确地记账这些付款。
此解决方案带来了诸多好处，包括：
- 节省时间。手动记账转账非常耗时。部分卖家需逐笔分析账户中的每一笔付款并将其匹配到系统中的特定订单，随着交易量的增加，还需创建独立账户并分配新员工负责管理。
- 额外的实际账户付款监控。导入转账和货到付款数据有助于检测承运商方面可能存在的错误。
I. 转账导入
如果客户选择了传统转账支付订单，则在转账标题中填写订单编号是必要的。建议创建一个自动操作，向客户发送包含应在转账标题中填写的订单编号信息的电子邮件。这样，订单编号将出现在转账列表文件中，文件导入后系统会自动将订单标记为已付款。
为进行导入，请前往“订单管理器”→“导入付款”部分，然后按照以下步骤操作：
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- 选择导入格式。
- 导入文件。确保文件以 CSV 格式保存。
- 如果导入成功，Base.com 系统会自动将选定订单的付款状态更改为“已付款”。
- 当转账导入正确识别订单付款时，该订单的付款状态会更新为读取的数值。
- 如果订单已标记为已付款，再次导入该付款记录，即便来自其他银行，也不会产生变化。
- 如果金额不符，则导入转账时会显示相应信息。对于不符的付款，订单需手动标记为“已付款”。尤其需注意，转账导入不会为相同文件的后续导入累计付款金额，而是将文件中提供的值设置为订单金额。例如： – 订单金额为 111 元 – 客户第一次转账 50 元 – 导入文件后，订单记录金额为 50 元，且付款状态为“付款不符” – 客户再次转账 61 元 – 导入文件后，订单记录金额为 61 元，且付款状态为“付款不符”（尽管两次付款之和等于订单金额）。这种机制设计的目的是为了避免重复标记同一订单的同一付款，例如同一文件的再次导入。
- 存档中的订单在导入转账时不会被识别。
II. 货到付款导入
对于货到付款，订单编号必须显示在运单上。为此，请适当配置选定的快递插件。
各快递插件的设置因承运商而异。订单编号可以在“参考号”、“MPK号”、“包裹备注”等字段中传递。例如，可以在 InPost 快递标签的设置中，在“默认发货和打印设置”→“包裹描述”→“订单 ID”处设置订单编号。
III. 文件格式
文件的读取需满足以下条件：
- 文件必须包含 Base.com 系统或网店的订单 ID。拍卖编号不会被识别（例如，买家信息同样无法被识别），因为其无法唯一标识订单。例如，同一买家可能下达多个订单。
- 网店的订单编号至少应包含 4 个字符。此要求使系统能忽略标题中的随机数字，避免将其识别为订单编号。在某些情况下，可能需要更改网店订单编号，例如在每个编号前加上 1000。这样编号 340 将被替换为 1340，以确保被系统正确识别。
- 转账导入支持 CSV 格式。如果文件为 XLS 格式，可以自行转换为 CSV 格式。打开 MS Excel 文件后，选择“另存为”并保存为“逗号分隔的 CSV 格式”。此外，文件应保留承运商提供的格式。
IV. 导入格式
卖家可以选择一种现有导入格式，或创建新的格式。
要创建新的格式，请选择“添加格式”并填写以下信息：
- 导入名称 – 面板中显示的任意名称
- 描述 – 面板中显示的任意描述
- 列分隔符
- 列 – 标题 – 包含转账标题的列号（用逗号分隔）
- 列 – 金额 – 包含转账金额的列号
此外，您可以填写以下信息：
- 列 – 运单号
- 跳过行
- 标题开头的截断
- 金额反转